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SPORTCapitolo 4

Documenti

Carica file nel giusto contesto organizzazione, squadra o atleta e gestisci in sicurezza i metadati.

Le schermate mostrano l’interfaccia inglese attuale dell’applicazione. I nomi di pulsanti e campi restano in inglese quando compaiono nell’immagine.

Cosa imparerai

  • Cifratura e accesso ai documenti
  • Caricamento di un file supportato e scelta della relazione
  • Scadenze, promemoria e viste squadra/atleta
  • Download, modifica ed eliminazione

Prima di iniziare

  • Prepara un file supportato non superiore a 20 MiB.
  • Scegli il contesto organizzazione, squadra o atleta.
  • Verifica lo spazio nella quota documenti di 1 GiB.

Concetti chiave

Relazione
Il contesto organizzazione, squadra o atleta che rende il documento reperibile e ne limita l’ambito.
Promemoria scadenza
Promemoria alcuni giorni prima della scadenza; predefinito 15, intervallo 0–365.
Archiviazione cifrata
Ogni documento viene cifrato con AES-256-GCM prima di raggiungere il disco, così i dati sensibili non vi restano non protetti.
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Apri e trova documenti

Usa ambito e filtri corretti prima di caricare o modificare.

Disponibile per: Admin e Staff o Management autorizzati
  1. 1Seleziona Documents nell’organizzazione per l’elenco completo.
  2. 2Usa Search e i controlli di stato, categoria, ordinamento e direzione.
  3. 3Per una squadra apri Teams, scegli la squadra e Documents.
  4. 4Usa Macro and Micro links per includere squadra e atleti, oppure Direct Macro links per i soli collegamenti diretti.
  5. 5Per un atleta apri la sua scheda Documents.
La pagina organizzazione combina filtri e utilizzo dello spazio.
Elenco Documents con ricerca e filtri

La pagina organizzazione combina filtri e utilizzo dello spazio.

La vista squadra può includere collegamenti squadra e atleta o solo quelli diretti.
Documenti squadra con opzioni di ambito

La vista squadra può includere collegamenti squadra e atleta o solo quelli diretti.

La scheda atleta è il modo pratico per filtrare un singolo atleta.
Scheda Documents di un atleta

La scheda atleta è il modo pratico per filtrare un singolo atleta.

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Carica un documento

Salva un file con metadati utili e almeno una relazione.

Disponibile per: Admin e Staff o Management autorizzati
  1. 1In Documents seleziona Upload document.
  2. 2Scegli PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, JPEG, PNG, TXT o CSV fino a 20 MiB.
  3. 3Inserisci Name e scegli Category.
  4. 4Se il file scade, imposta Expiration date e Reminder days before; il promemoria si abilita dopo la data.
  5. 5Scegli la squadra in Macro unit e, se serve, l’atleta in Micro unit.
  6. 6Aggiungi Description e seleziona Upload.
I metadati si impostano insieme al file.
Modulo Upload document con categoria, scadenza, promemoria e relazione

I metadati si impostano insieme al file.

No link in entrambi i campi crea un collegamento all’organizzazione; Macro unit abilita Micro unit.
Selezione di Unità Macro e atleta nel caricamento documento

No link in entrambi i campi crea un collegamento all’organizzazione; Macro unit abilita Micro unit.

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Scarica o modifica i dettagli

Mantieni corretti nome, categoria, scadenza e promemoria.

Disponibile per: Admin e Staff o Management autorizzati
  1. 1Apri un documento dall’elenco.
  2. 2Controlla categoria, scadenza, promemoria, dimensione, data, autore del caricamento e descrizione.
  3. 3Seleziona Download per il file originale, se autorizzato.
  4. 4Seleziona Edit per Name, Category, Expiration date, Reminder days before o Description.
  5. 5Seleziona Save.
Controlla contesto e metadati prima di scaricare o modificare.
Dettaglio documento con Download ed Edit

Controlla contesto e metadati prima di scaricare o modificare.

La modifica aggiorna i metadati, non sostituisce il file.
Modifica documento con categoria, scadenza e promemoria

La modifica aggiorna i metadati, non sostituisce il file.

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Elimina un documento

Rimuovi solo quando file e metadati devono sparire definitivamente.

Disponibile per: Admin dell’organizzazione
  1. 1Apri il documento e verifica che sia quello corretto.
  2. 2Seleziona Delete.
  3. 3Leggi la conferma e accetta solo se intendi la rimozione permanente.

Permessi e regole importanti

Problemi comuni

Problemi comuniCosa succede dopo
Il file viene rifiutato.Controlla formato e dimensione massima di 20 MiB.
La quota è piena.Un Admin controlli lo spazio e rimuova file obsoleti. Il caricamento oltre 1 GiB viene rifiutato.
Il selettore atleta è disabilitato.Scegli prima Macro unit; Micro unit mostrerà gli atleti della squadra.
Non puoi inserire il promemoria.Imposta prima Expiration date, poi un valore da 0 a 365.
Manca un documento nella squadra.Alterna Macro and Micro links e Direct Macro links o apri Documents dell’atleta.
Delete non è disponibile.L’eliminazione permanente è solo Admin. Verifica ruolo e iscrizione.