Accordo sul Trattamento dei Dati

Ultimo aggiornamento: 29 giugno 2026
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Questo Accordo sul Trattamento dei Dati è una bozza informativa che descrive come Akeye intende gestire i dati personali quando li tratta per conto di un'organizzazione che utilizza la piattaforma Akeye.

Akeye è attualmente un progetto in fase iniziale di validazione commerciale e di prodotto e non è ancora presentato qui come persona giuridica registrata. Quando Akeye sarà fornito tramite una società formale, un abbonamento o un accordo firmato, questa bozza potrà essere sostituita o integrata da un Accordo sul Trattamento dei Dati formale.

1. Scopo

Lo scopo di questo documento è descrivere i ruoli, le responsabilità e le garanzie previste per l'uso di Akeye come piattaforma software B2B.

2. Ruoli

Per i dati personali inseriti in Akeye da un'organizzazione:

• l'organizzazione è normalmente il Titolare del trattamento;
• Akeye agisce come Responsabile del trattamento;
• le persone i cui dati sono inseriti sono Interessati.

L'organizzazione determina perché e come i dati personali sono trattati. Akeye tratta tali dati solo per fornire, ospitare, supportare, proteggere e mantenere la piattaforma, o secondo le istruzioni dell'organizzazione.

3. Oggetto e durata

L'oggetto è la fornitura della piattaforma software Akeye e dei relativi servizi di hosting, supporto, manutenzione, sicurezza, comunicazione e operatività.

La durata è il periodo in cui l'organizzazione usa Akeye e qualsiasi periodo aggiuntivo necessario per esportazione, cancellazione, ciclo di backup, troubleshooting o conservazione legale.

4. Natura e finalità del trattamento

Akeye può trattare i dati dell'organizzazione per:

• ospitare e conservare dati;
• consentire agli utenti autorizzati di usare la piattaforma;
• gestire utenti, ruoli, unità, attività, prenotazioni, compiti, messaggi e file;
• inviare notifiche di servizio;
• fornire supporto e troubleshooting;
• creare log e backup;
• mantenere sicurezza e prevenire abusi;
• rispettare istruzioni documentate o requisiti di legge.

Le operazioni possono includere raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, recupero, consultazione, uso, trasmissione, limitazione, cancellazione e distruzione.

5. Categorie di interessati

I dati personali possono riguardare amministratori dell'organizzazione, staff, utenti, membri, atleti, bambini, genitori, tutori, ospiti, inquilini, clienti, fornitori, partner e altre persone inserite dall'organizzazione.

6. Categorie di dati personali

A seconda dell'uso di Akeye, i dati possono includere:

• dati identificativi;
• dati di contatto;
• dati di account, ruolo e autorizzazione;
• dati di relazione;
• dati su organizzazione, unità, team, strutture, camere, veicoli o proprietà;
• dati di attività, prenotazione, compito, allenamento, servizio e manutenzione;
• note, messaggi, file e allegati;
• presenze, punteggi, progressi o stati;
• dati tecnici, di log e audit;
• informazioni sanitarie o mediche, solo se inserite dall'organizzazione.

L'organizzazione è responsabile di avere una base giuridica valida per tutti i dati inseriti in Akeye, incluse eventuali categorie particolari di dati personali.

7. Obblighi dell'organizzazione

L'organizzazione dovrebbe:

• trattare i dati personali in modo lecito, corretto e trasparente;
• informare le persone sull'uso di Akeye ove richiesto;
• definire la base giuridica del trattamento;
• garantire che i dati inseriti siano accurati e necessari;
• gestire accessi, ruoli e permessi;
• rispondere alle richieste degli interessati;
• fornire ad Akeye istruzioni su cancellazione, esportazione o limitazione ove necessario;
• evitare di inserire dati sensibili salvo con valida base giuridica e adeguate garanzie.

8. Obblighi di Akeye

Akeye dovrebbe:

• trattare i dati dell'organizzazione solo per fornire e proteggere la piattaforma o secondo istruzioni documentate;
• mantenere riservati i dati personali;
• usare misure tecniche e organizzative adeguate;
• assistere ragionevolmente l'organizzazione con le richieste degli interessati;
• notificare all'organizzazione senza ingiustificato ritardo una violazione dei dati personali che riguardi i dati dell'organizzazione;
• usare sub-responsabili solo quando necessario per il servizio e con adeguate garanzie;
• cancellare o restituire i dati al termine del servizio ove tecnicamente possibile e legalmente consentito.

9. Misure di sicurezza

Akeye può usare misure quali controllo accessi basato sui ruoli, autenticazione, protezione password, trasmissione cifrata, privilegio minimo, separazione logica tra organizzazioni, log e monitoraggio, backup, risposta agli incidenti, sviluppo sicuro e sicurezza infrastrutturale dei provider.

Le misure possono evolvere con lo sviluppo della piattaforma.

10. Sub-responsabili

Akeye può usare sub-responsabili affidabili per hosting, infrastruttura, DNS, sicurezza, invio email, monitoraggio, supporto o servizi tecnici simili.

I fornitori attuali o pianificati possono includere Microsoft Azure, Cloudflare e Resend. L'elenco può cambiare con l'evoluzione della piattaforma. Akeye dovrebbe garantire che i sub-responsabili siano soggetti ad adeguati obblighi di riservatezza, sicurezza e protezione dei dati.

11. Richieste degli interessati

Se Akeye riceve una richiesta da un individuo relativa a dati inseriti da un'organizzazione, normalmente indirizzerà l'individuo all'organizzazione o informerà l'organizzazione ove opportuno.

Akeye non deciderà autonomamente come rispondere a tali richieste salvo obbligo di legge o istruzione dell'organizzazione.

12. Violazioni dei dati personali

Se Akeye viene a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguarda dati dell'organizzazione, dovrebbe informare l'organizzazione senza ingiustificato ritardo e fornire le informazioni ragionevolmente disponibili per aiutarla ad adempiere ai propri obblighi legali.

13. Restituzione e cancellazione

Al termine dell'uso, i dati dell'organizzazione possono essere esportati o cancellati secondo le istruzioni dell'organizzazione, la fattibilità tecnica e qualsiasi accordo applicabile. Le copie di backup possono rimanere per un periodo limitato secondo i normali cicli di backup e resteranno protette fino alla cancellazione.

14. Trasferimenti internazionali

Ove possibile, i dati dovrebbero essere trattati nell'UE/SEE. Se i dati sono trasferiti fuori dall'UE/SEE, dovrebbero essere usate garanzie adeguate, come decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard o altri meccanismi leciti.

15. Allegato — Dettagli del trattamento