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SPORTKapitel 4

Dokumente

Laden Sie Dateien in den richtigen Organisations-, Team- oder Athletenkontext und pflegen Sie Metadaten sicher.

Die Screenshots zeigen die aktuelle englische Benutzeroberfläche. Namen von Schaltflächen und Feldern bleiben dort auf Englisch, wo sie im Bild erscheinen.

Das lernen Sie

  • Dokumentenverschlüsselung und Organisationszugriff
  • Unterstützte Datei hochladen und Beziehung wählen
  • Ablauf, Erinnerungen sowie Team- und Athletenansichten
  • Herunterladen, Bearbeiten und Löschen

Bevor Sie beginnen

  • Bereiten Sie eine unterstützte Datei bis 20 MiB vor.
  • Wählen Sie Organisation, Team oder Athlet als Kontext.
  • Prüfen Sie freien Platz im 1-GiB-Kontingent.

Wichtige Begriffe

Beziehung
Der Organisations-, Team- oder Athletenkontext, in dem das Dokument auffindbar und abgegrenzt ist.
Ablauferinnerung
Erinnerung eine gewählte Zahl von Tagen vor dem Ablauf; Standard 15, erlaubt 0–365.
Verschlüsselte Speicherung
Jedes Dokument wird mit AES-256-GCM verschlüsselt, bevor es den Datenträger erreicht, sodass sensible Daten dort nicht ungeschützt ruhen.
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Dokumente öffnen und finden

Wählen Sie vor Upload oder Änderung den richtigen Umfang und Filter.

Verfügbar für: Admin sowie berechtigte Staff- oder Management-Mitglieder
  1. 1Wählen Sie Documents in der Organisation für die Gesamtansicht.
  2. 2Grenzen Sie mit Search, Status, Kategorie, Sortierung und Richtung ein.
  3. 3Öffnen Sie für ein Team Teams, das Team und Documents.
  4. 4Nutzen Sie Macro and Micro links für Team- und Athletenbeziehungen oder Direct Macro links nur für direkte Teambeziehungen.
  5. 5Öffnen Sie für einen Athleten dessen Documents-Bereich.
Die Organisationsansicht verbindet Filter mit der Speichernutzung.
Documents-Liste mit Suche und Filtern

Die Organisationsansicht verbindet Filter mit der Speichernutzung.

Die Teamansicht kann Team- und Athletenbeziehungen oder nur direkte Beziehungen zeigen.
Teamdokumente mit Bereichsauswahl

Die Teamansicht kann Team- und Athletenbeziehungen oder nur direkte Beziehungen zeigen.

Der Athletenbereich ist der praktische Filter für einen einzelnen Athleten.
Documents-Bereich eines Athleten

Der Athletenbereich ist der praktische Filter für einen einzelnen Athleten.

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Dokument hochladen

Speichern Sie eine Datei mit nützlichen Metadaten und mindestens einer Beziehung.

Verfügbar für: Admin sowie berechtigte Staff- oder Management-Mitglieder
  1. 1Wählen Sie unter Documents die Aktion Upload document.
  2. 2Wählen Sie PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, JPEG, PNG, TXT oder CSV bis 20 MiB.
  3. 3Geben Sie Name ein und wählen Sie Category.
  4. 4Setzen Sie bei Ablauf Expiration date und Reminder days before; das Erinnerungsfeld wird nach dem Datum aktiv.
  5. 5Wählen Sie bei Macro unit das Team und bei Bedarf bei Micro unit den Athleten.
  6. 6Ergänzen Sie Description und wählen Sie Upload.
Metadaten werden zusammen mit der Datei festgelegt.
Upload-document-Formular mit Kategorie, Ablauf, Erinnerung und Beziehung

Metadaten werden zusammen mit der Datei festgelegt.

No link in beiden Feldern erstellt eine Organisationsbeziehung; Macro unit aktiviert Micro unit.
Makroeinheit und Athlet beim Dokumentupload auswählen

No link in beiden Feldern erstellt eine Organisationsbeziehung; Macro unit aktiviert Micro unit.

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Dokument herunterladen oder Details bearbeiten

Halten Sie Name, Kategorie, Ablauf und Erinnerung korrekt.

Verfügbar für: Admin sowie berechtigte Staff- oder Management-Mitglieder
  1. 1Öffnen Sie ein Dokument aus der Liste.
  2. 2Prüfen Sie Kategorie, Ablauf, Erinnerung, Größe, Datum, hochladende Person und Beschreibung.
  3. 3Wählen Sie Download für die Originaldatei, wenn erlaubt.
  4. 4Ändern Sie mit Edit Name, Category, Expiration date, Reminder days before oder Description.
  5. 5Wählen Sie Save.
Prüfen Sie Kontext und Metadaten vor Download oder Bearbeitung.
Dokumentdetail mit Download und Edit

Prüfen Sie Kontext und Metadaten vor Download oder Bearbeitung.

Bearbeiten ändert Metadaten, nicht die Datei.
Ablauf und Erinnerung eines Dokuments bearbeiten

Bearbeiten ändert Metadaten, nicht die Datei.

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Dokument löschen

Entfernen Sie es nur, wenn Datei und Metadaten endgültig verschwinden sollen.

Verfügbar für: Organisations-Admin
  1. 1Öffnen Sie das Dokument und prüfen Sie, dass es das richtige ist.
  2. 2Wählen Sie Delete.
  3. 3Lesen Sie die Bestätigung und bestätigen Sie nur die beabsichtigte endgültige Entfernung.

Berechtigungen und wichtige Regeln

Häufige Probleme

Häufige ProblemeWas danach geschieht
Die Datei wird abgelehnt.Prüfen Sie Format und maximale Größe von 20 MiB.
Das Kontingent ist voll.Ein Admin prüft die Nutzung und entfernt veraltete Dateien. Oberhalb von 1 GiB wird der Upload abgelehnt.
Die Athletenauswahl ist deaktiviert.Wählen Sie zuerst Macro unit; Micro unit zeigt dann Athleten dieses Teams.
Erinnerung kann nicht eingegeben werden.Setzen Sie zuerst Expiration date und danach 0–365 Tage.
Ein Dokument fehlt in der Teamliste.Wechseln Sie zwischen Macro and Micro links und Direct Macro links oder öffnen Sie Documents beim Athleten.
Delete ist nicht verfügbar.Endgültiges Löschen ist Admins vorbehalten. Prüfen Sie Mitgliedschaft und Rolle.