akeye
SPORTPoglavlje 4

Dokumenti

Prenesite datoteke u pravi kontekst organizacije, ekipe ili sportaša i sigurno održavajte metapodatke.

Snimke zaslona prikazuju trenutačno englesko sučelje aplikacije. Nazivi gumba i polja ostaju na engleskom kada se pojavljuju na slici.

Što ćete naučiti

  • Šifriranje dokumenata i organizacijski pristup
  • Prijenos podržane datoteke i odabir veze
  • Istek, podsjetnici i prikazi ekipe ili sportaša
  • Preuzimanje, uređivanje i brisanje

Prije početka

  • Pripremite podržanu datoteku do 20 MiB.
  • Odaberite kontekst organizacije, ekipe ili sportaša.
  • Provjerite prikazanu kvotu dokumenata organizacije; zadana vrijednost je 100 MiB.

Ključni pojmovi

Veza
Kontekst organizacije, ekipe ili sportaša u kojem je dokument vidljiv i ograničen.
Podsjetnik prije isteka
Podsjetnik odabrani broj dana prije isteka; zadano 15, dopušteno 0–365.
Šifrirana pohrana
Svaki se dokument šifrira s AES-256-GCM prije dolaska na disk, pa osjetljivi podaci tamo ne miruju nezaštićeni.
1

Otvorite i pronađite dokumente

Odaberite pravi opseg i filtre prije prijenosa ili promjene.

Dostupno za: Administrator te dopušteni Staff ili Management
  1. 1U organizaciji odaberite Documents za sve dokumente.
  2. 2Koristite Search te filtre statusa, kategorije, sortiranja i smjera.
  3. 3Za ekipu otvorite Teams, ekipu i Documents.
  4. 4Uz Macro and Micro links uključite veze ekipe i sportaša ili uz Direct Macro links samo izravne veze ekipe.
  5. 5Za sportaša otvorite njegov Documents.
Organizacijski prikaz objedinjuje filtre i potrošnju prostora.

Organizacijski prikaz objedinjuje filtre i potrošnju prostora.

Prikaz ekipe može uključiti veze ekipe i sportaša ili samo izravne.

Prikaz ekipe može uključiti veze ekipe i sportaša ili samo izravne.

Kartica sportaša praktičan je filtar za jednog sportaša.

Kartica sportaša praktičan je filtar za jednog sportaša.

2

Prenesite dokument

Spremite datoteku s korisnim metapodacima i barem jednom vezom.

Dostupno za: Administrator te dopušteni Staff ili Management
  1. 1Na Documents odaberite Upload document.
  2. 2Odaberite PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, JPEG, PNG, TXT ili CSV do 20 MiB.
  3. 3Unesite Name i odaberite Category.
  4. 4Ako datoteka istječe, postavite Expiration date i Reminder days before; podsjetnik se omogućuje nakon datuma.
  5. 5U Macro unit odaberite ekipu, a po potrebi u Micro unit sportaša.
  6. 6Dodajte Description i odaberite Upload.
Metapodatke zadajete zajedno s datotekom.

Metapodatke zadajete zajedno s datotekom.

No link na oba polja stvara vezu organizacije; odabir Macro unit omogućuje Micro unit.

No link na oba polja stvara vezu organizacije; odabir Macro unit omogućuje Micro unit.

3

Preuzmite ili uredite detalje

Održavajte ispravne naziv, kategoriju, istek i podsjetnik.

Dostupno za: Administrator te dopušteni Staff ili Management
  1. 1Otvorite dokument s popisa.
  2. 2Pregledajte kategoriju, istek, podsjetnik, veličinu, datum, prenositelja i opis.
  3. 3Odaberite Download za izvornu datoteku ako imate pristup.
  4. 4Uz Edit promijenite Name, Category, Expiration date, Reminder days before ili Description.
  5. 5Odaberite Save.
Prije preuzimanja ili uređivanja provjerite kontekst i metapodatke.

Prije preuzimanja ili uređivanja provjerite kontekst i metapodatke.

Uređivanje mijenja metapodatke, ne datoteku.

Uređivanje mijenja metapodatke, ne datoteku.

4

Izbrišite dokument

Uklonite ga samo kada datoteka i metapodaci trebaju trajno nestati.

Dostupno za: Administrator organizacije
  1. 1Otvorite dokument i provjerite da je ispravan.
  2. 2Odaberite Delete.
  3. 3Pažljivo pročitajte potvrdu i potvrdite samo namjerno trajno uklanjanje.

Dozvole i važna pravila

Česti problemi

Česti problemiŠto slijedi
Datoteka je odbijena.Provjerite format i najveću veličinu od 20 MiB.
Kvota je puna.Administrator treba pregledati potrošnju i ukloniti zastarjele datoteke. Prijenos se odbija kada bi premašio prikazano ograničenje organizacije.
Birač sportaša je onemogućen.Najprije odaberite Macro unit; Micro unit potom prikazuje sportaše te ekipe.
Podsjetnik se ne može unijeti.Najprije postavite Expiration date, zatim 0–365 dana.
Dokument nedostaje u ekipi.Prebacite Macro and Micro links / Direct Macro links ili otvorite Documents sportaša.
Delete nije dostupan.Trajno brisanje je samo za Admin. Provjerite članstvo i ulogu.